Tugev organisatsioonikultuur loob kliendile suuremat väärtust

Millest tekkis vajadus uuele kontoripinnale kolida?  

Tauno: Kõige olulisem põhjus oli vajadus luua suuremat meeskonnatunnet. Senised kaks kontorit Tallinnas ei aidanud kaasa ühtse organisatsioonikultuuri arendamisele. Mõlemas kontoris oli ka rida tehnilisi probleeme – kinnine kabinetisüsteem, liigne hajusus, mured kütte, ventilatsiooni ja valgustusega, ka sõidukite parkimine põhjustas sageli küsimusi jne. Tõnismäe kontorihoone vajas kaasajastamiseks liiga suuri investeeringuid ja Lõõtsa tänava kontorihoone üürikulud oleksid tulevikku vaatavalt märkimisväärselt kasvanud. Niisiis jõudsimegi nüüd juba pea kaks aastat tagasi järeldusele, et ühtse Harno kultuuri loomiseks ning kinnisvarakulude ohjamiseks on vaja leida kaasaegsemad lahendused. 

Millistest põhimõtetest lähtuti uue kontoripinna valikul?  

Tauno: Alustuseks sõnastasime konkreetse eesmärgi: Harno peab asuma Tallinnas ühtses asukohas, kus on kaasaegsemad ja koosloomet soodustavad töötingimused ning kliendisõbralikumad ruumilahendused. Kulude osas oli eesmärk takistada nende kasvu. Turuanalüüsi tulemusena oli algses valikus üle kahekümne erineva asukoha, aga erinevatel põhjustel tuli ühest või teisest loobuda, kas olid kommunaalkulud liiga kõrged, objekti valmimise aeg määramatus tulevikus, ligipääsetavus halb vms. Tammsaare Ärikeskus võimaldas meil aga oma visiooni koheselt realiseerima hakata.

Avatum kontorilahendus võimaldab luua koosloomelist organisatsioonikultuurii. Boonusena kaasneb Harnole edaspidi ka üürikulude kokkuhoid suurusjärgus sada tuhat eurot aastas. Täiendavalt hoiab edaspidi ka Haridus- ja Teadusministeerium omi kinnisvarakulusid kokku, kuna tänu Harno kolimisele sai ministeerium loobuda Riigi Kinnisvara AS-lt üürirtavast hoonest. Uue töökeskkonna kasutuselevõtu juures arvestasime teadlikult ka taaskasutuse põhimõtetega. Näiteks otsustasime juba projekti algfaasis, et taaskasutame nii palju mööblit kui vähegi võimalik. Erinevaid järeltegevusi on veel omajagu teha, kuid kokkuvõttes hindan projekti tervikuna kordaläinuks.    

Mis teeb ühest kontorist koha, kuhu töötajad hommikul tulla tahavad? 

Katrina: Ükski kontor ise inimesi kohale ei too, kõige olulisemad on inimesed, kes seal töötavad. Tänapäeval ei tulda kontorisse pelgalt töölauda kasutama, vaid kohtuma, arutama, õppima ja koos looma. Seepärast on oluline, et kontor pakuks rohkem väärtust kui kodukontor. Samal ajal vajavad inimesed ka vaikust, keskendumist ja taastumist, need ei ole vastandlikud vajadused, vaid eeldused heaks koostööks. Töötajakogemuse juhina näen, et füüsiline ruum võib nii toetada kui ka takistada koostööd, info liikumist, heaolu ja tööd kliendiga. Mitmekesise ruumilahenduse loomine oli teadlik juhtimisotsus, mis lähtus inimeste erinevatest töörollidest ja -iseloomust. Kui töötajatel on hea koos töötada, peegeldub see ka teenuse kvaliteedis ja kliendikogemuses. 

Kuidas käis töötajate kaasamine kolimisprotsessi ja mis rolli see kvaliteedis lõpuks mängis?  

Katrina: Protsessi vedas eest töörühm, kes selgitas välja töötajate vajadused ja andis tagasisidet kolleegidele, milliseid muudatusi on võimalik teha. Edasi räägiti meeskondadega läbi nende konkreetsemad vajadused, sest teatud ametikohad vajavad eriliigilisi lahendusi. Näiteks Rajaleidja nõustajad vajavad spetsiaalseid kabinette või eksameid tuleb hoiustada suletud ja turvalistes ruumides. 

Kuna uue keskkonna üheks kandvaks ideeks oli edendada koostööd ja võimestada ühiseid arutelusid, siis ei saanud me vastu tulla kõigi töötajate soovidele, näiteks kabinetisüsteemiga jätkamisele. Privaatsuseks oleme aga loonud eraldi vaikse töö alad ja väiksemad nõupidamisruumid. 

Tegemist ei olnud lihtsalt füüsiliselt ühest kohast teise kolimisega, vaid töökultuuri ümberkujundamise projektiga, kus oma inimeste toetamine kogu protsessi vältel oli määravalt oluline. Viisime läbi töötube, et kaardistada hirme ja küsimusi uute ruumidega seonduvalt. Hea on tõdeda, et mitmed hirmud ei saanud teoks. Näiteks üks hirm uude kohta kolimisega oli töölaudade puudus. Eelmise kontori statistika näitas, et kõige kõrgema külastatavusega päeval oli kontoris 60% harnokaid, mistõttu ei loonud me töökohti kõigile. Reaalsuses ei ole siiani olnud päeva, kus töölaudu oleks puudu jäänud. Harno on Eestis üks väheseid, kes võttis selle hirmu maandamiseks kasutusele laudade broneerimise süsteemi. 

Ühiselt lõime ka Tammsaare kontori hea tava ehk kokkulepped, mis on oluline, et kõik tunneksid ennast kontorist hästi ja oleks ühtne arusaam, mis on lubatud ja mis ei ole. Näiteks tekitaks palju arutelu, kas koduloomade kaasavõtmine on lubatud või mida töölaudade jagamine täpsemalt tähendab.  

Kuidas töötajad on uue kontori vastu võtnud? 

Katrina: Kolimisprotsessi jooksul viisime läbi regulaarseid pulsiuuringuid, et monitoorida rahulolu ja kitsaskoht. See andis jooksvalt head tagasisidet, mis on õnnestunud hästi ja millele peab veel tähelepanu pöörama. Näiteks kiideti valgust, avarust ja võimalust kolleegidega suhelda, kuid ootamatult sai ka palju positiivset vastukaja katusega parkla või hea lõunasöögikoht samas majas. Siiski ilmnes ka detaile, mis vajasid lisatähelepanu ja mille parendusega järgemööda tegeleme. Nii suure projekti raames pean jooksvat kaasamist väga oluliseks, et olulised kitsaskohad saaksid kiiresti ilmneda, selge on see, et kõik ei pruugi kohe ideaalne olla. 

Soovin veel välja tuua, et töötajad valisid antud projekti aasta harnokate konkursil aasta teoks, mis näitab, et uut kontorit peeti oluliseks ja väärtuslikuks. 

Tauno: Avatumas kontoris töötamine eeldab varasemate harjumuste muutmist. Igal ühel meist on võimalus uuest töökeskkonnast välja võtta maksimaalne kasu ja mõelda, millist väärtust ta kolleegina loob. Isiklikust kogemusest saan öelda, et juba esimese paari–kolme kuuga uues asukohas olen kolleege justkui uuesti tundma õppinud. Eelmises kontoris ei pruukinud mõnda kolleegi mitu päeva või teinekord mitu nädalat kohata, sest asusime üle linna erinevates sopilistes hoonetes. Samas algavad head suhted just esimesest hommikusest silmast–silma “terest” ja võimalusest vestelda, ilma et peaks selleks aja broneerima.  

Varem ei olnud meil võimalik ka suurema seltskonnaga kohtuda, et korraldada koostööseminare või tähistada töövõite ja sünnipäevi, aga sellised pehmed väärtused on üliolulised, et arendada organisatsioonikultuuri ja pakkuda läbi selle paremat teenust ning teenindust klientidele.  

Mida võidavad ümberkorraldustest partnerid ja kliendid? 

Tauno: Harnosse tulijaid ootab ees soe ja avar vastuvõtuala. Rajaleidja nõustamised toimuvad sõbralikes ja mugavates ruumides. Oluline on ka mainida head ligipääsetavust – nüüd paikneme Tallinnas ühtses asukohas ja kliendid ei pea enam nuputama kumba kontorisse minna. Lisaks on Tammsaare Ärikeskuses hulk erinevaid lisateenuseid, mida nii me ise kui meie kliendid saavad kasutada. Tammsaare Ärikeskusesse kolimisega jäi meil päris palju heas seisukorras mööblit üle, mille annetasime koolidele ja mille üle koolid väga rõõmsad olid. Muide, ka selline elementaarne asi nagu liikumisraskustega inimeste tualettruumid on meil nüüd olemas.  

Katrina: Üks olulisemaid uuendusi toimus ka ENIC/NARICu keskuses, kuhu tänu digitaliseeritud protsessidele ei pea klient enam kohale tulema ja saab endale vajaliku teenuse palju mugavalt kätte. Selge on ka see, et kuna me paikneme füüsiliselt üksteisele lähemal, siis on majasisene infovahetus kiirem, mis võimaldab lõppklienti kiiremini ja kvaliteetsemalt teenindada.  

Kui kogu kolimisprotsessile tagasi mõelda, siis millised õppetunnid te sellest kaasa võtsite? 

Tauno: Mina isiklikult õppisin, kuidas edaspidi teha kaasamist mõjusamalt ja kompaktsemalt. Kohati tundus, et kaasamine toimus liigagi suures mahus, sest tahtsime võimalikult palju inimeste personaalsetele soovidele vastu tulla, mistõttu kogu ettevalmistav protsess kujunes liiga pikaks.  

Katrina: Minu jaoks oli oluline õppekoht see, kui oluline on info juhtimine pikaajalises muutuses. Kui protsess kestab kaua, tekib paratamatult väsimus. Kuna ehitusprojektid ongi pikad, siis on väga oluline läbi mõelda, kui palju, mis infot ja millal jagada, et säiliks info vastuvõtmise võime, huvi, kaasatus ja sõnumiselgus kogu protsessi vältel. Muutuste juhtimisel ei piisa ainult heast lõpplahendusest ja terviklikust plaanist, vaid sama oluline on protsessi tempo, sõnumi selgus ja korduv selgitamine.  

Omalt poolt soovin tänada kõiki pea 250 harnokat, kes aitasid töökultuuri muutust ellu viia! Meie üks väärtusi on koosloome ja selleta ei oleks saanud selliseid uuendusi ellu viia. 

Millised on Harno lähiaja plaanid seoses füüsilise töökeskkonnaga? 

Katrina: 2026. aastal kolime kindlasti ümber Harno arhiivi ja uurime võimalusi kolida kokku Tartu kaks kontorit. Lisaks tegeleme pidevalt ka üle Eesti väiksemate kontorite olukorra kaardistamisega, et ka need vastaksid meie klientide ja töötajate vajadustele. 

Intervjueeris: Tiina Nõmm, Harno kommunikatsioonipartner